Expédition internationale : la liste des documents à ne pas oublier

Expédier des marchandises à l’international ne s’improvise pas. Entre les formalités douanières, les réglementations locales et les exigences des transporteurs, la moindre omission peut entraîner des retards, des surcoûts ou un blocage à la frontière. Pour garantir une expédition fluide et sans mauvaise surprise, il est donc essentiel de bien préparer vos documents. Découvrez dans cet article la liste des documents indispensables à ne surtout pas oublier lors de vos prochains envois internationaux.

1. Les documents incontournables pour une expédition internationale

Facture commerciale

La facture commerciale joue un rôle central en tant que support principal pour le dédouanement des marchandises. Les autorités douanières utilisent en effet ce document pour déterminer les droits de douane et les taxes à appliquer à l’importation. Sans une facture commerciale conforme, impossible donc d'assurer la conformité légale des échanges internationaux et de franchir les barrières douanières.

Liste de colisage

La liste de colisage complète la facture commerciale en fournissant un inventaire précis du contenu du colis ou de la cargaison. Cependant, à la différence de la facture, la liste de colisage n'affiche pas les prix. Elle mentionne seulement le nombre d’articles, leur description, leur poids et leurs dimensions. La liste de colisage et la facture commerciale donnent ainsi une vue complète de l'expédition et doivent correspondre parfaitement. Pour les associer, ajoutez le numéro de facture à la liste de colisage. Cela facilitera le contrôle à la douane et optimisera le délai de livraison.

Lettre de transport

La lettre de transport est un document contractuel entre l’expéditeur et le transporteur. Elle atteste que le transporteur a pris en charge la marchandise et s’engage à la livrer au destinataire selon les termes convenus. Ce document joue un rôle clé dans le suivi logistique, car il contient toutes les informations nécessaires au transfert : coordonnées des parties, nature des produits, lieu de départ et destination. La lettre de transport garantit ainsi un cadre légal solide et peut servir de justificatif en cas de litige.

 

 

Certificat d’origine

Le certificat d’origine atteste du lieu de fabrication des marchandises. Ce document est émis et authentifié par les Chambres de Commerce et d’Industrie, qui en contrôlent les informations et apposent un visa de conformité. Le certificat d'origine est essentiel car il permet aux marchandises d’être admises dans le pays de destination et de bénéficier du taux de droit de douane approprié.

Documents douaniers

Les documents douaniers sont le cœur du processus d'expédition internationale hors de l'Union Européenne. Parmi eux, la déclaration en douane CN23 est un formulaire obligatoire qui doit être joint aux colis expédiés. Ce document justifie l’origine, la nature et la valeur des envois, et permet ainsi aux services des douanes du pays de destination de déterminer les éventuels droits de douane, et autres taxes. Sans cette déclaration, les marchandises seront retenues en douane ou retournées en France. Le numéro EORI (Economic Operator Registration and Identification), quant à lui, est un numéro unique d'identifiant communautaire attribué à chaque opérateur économique impliqué dans une opération d'export ou d'import. Ce système d'identification facilite les formalités douanières et aide à sécuriser la chaîne logistique internationale.

Licences ou certificats spécifiques selon les marchandises

Certaines marchandises, comme les produits alimentaires ou médicaux, requièrent des formalités supplémentaires pour satisfaire aux normes strictes imposées par les réglementations internationales. Il est donc primordial de connaître ces exigences pour garantir la conformité des marchandises transportées.

Preuves d’assurance transport si nécessaire

Enfin, le certificat d’assurance est un document obligatoire dans le cadre des activités de transport. Ce document est un véritable filet de sécurité qui protège vos marchandises contre les aléas du transport, et garantit ainsi la pérennité de vos activités logistiques. Une cargaison non assurée représente un risque considérable pour l’expéditeur.

2. Quelques astuces pratiques pour une expédition internationale

Anticiper les exigences selon les pays de destination

Chaque pays a ses propres règles concernant les produits autorisés, les normes sanitaires, ou encore les exigences de conditionnement et d'étiquetage. Lorsque ces réglementations locales ne sont pas prises en compte, cela peut entraîner de lourdes conséquences pour les entreprises. Alors comment éviter les mauvaises surprises ? En consultant les réglementations douanières du pays de destination bien avant l’envoi. Vous pourrez ainsi garantir la conformité des marchandises transportées et joindre à l'expédition une documentation complète.

Vérifier la concordance des informations sur les documents

Une erreur ou un détail oublié peut entraîner un blocage coûteux. Assurez-vous que toutes les informations figurant sur vos documents sont parfaitement cohérentes. Le poids, la taille, la description ou la quantité doivent correspondre d’un document à l’autre.

Maîtriser la documentation est donc une étape clé pour réussir toute expédition internationale. En réunissant les bons documents dès le départ, vous sécuriserez vos envois, faciliterez le passage en douane et gagnerez en sérénité. En somme, anticiper ces formalités, c’est garantir un transport dans les meilleures conditions possibles, et des clients satisfaits à l’arrivée.