6 conseils pour organiser la logistique de votre salon professionnel

Un salon professionnel est l’occasion idéale pour se faire connaître, diffuser ses innovations, valoriser son image et conquérir de nouveaux clients. Une solide organisation est nécessaire pour assurer la réussite de ce type d’événement.

Ainsi, nous vous partageons nos 6 conseils pour préparer au mieux la logistique de votre salon professionnel. 

1. Déterminez vos besoins logistiques

La première étape de l’organisation d’un salon professionnel est l’identification de tous vos besoins. C’est un passage obligé pour que votre logistique s’exécute dans les meilleures conditions. Celle-ci ne se limite pas seulement à vos besoins en matière de transport. Vous devez prendre en compte tous ces éléments :

• Date et horaire du début de l’événement 
• Date et horaire de fin de l’événement 
• La nature des biens à transporter (quantité, poids, dimensions, volume) et leurs spécificités (denrées périssables, objets fragiles…) 
• Le type de transport événementiel nécessaire
• Tous les besoins annexes : aide pour le conditionnement des marchandises, stockage en entrepôt, montage ou démontage des stands au salon professionnel, logistique post-salon…

Vos besoins constituent le point de départ pour préparer correctement un salon professionnel. Cette première étape est donc indispensable. 

2. Définissez votre budget logistique

Il faut ensuite définir votre budget logistique lié à l’organisation d’un salon professionnel. Cela est crucial pour vous, mais également pour votre prestataire. En effet, les éléments inclus dans une prestation varient selon le budget disponible. Vous pourrez ainsi vous orienter vers une prise en charge basique ou une offre extrêmement complète. 
Commencez par identifier deux types de budgets : 

• La fourchette basse : optimisation des coûts 
• La fourchette haute : marge de manœuvre confortable 

Vous devez ensuite lister vos différents postes de dépenses : 

• Location des lieux 
• Matériel technique 
• Équipe de montage, chauffeurs livreurs 
• Transport
• Équipement 
• Audiovisuel 

Lorsque vous préparez un salon professionnel, le budget logistique est un réel outil de contrôle. Il vous permet de garder en tête vos objectifs et d’éviter les écarts trop importants. De plus, vous pouvez évaluer la faisabilité de vos envies. 

3. Faites appel à un prestataire de confiance pour assurer votre logistique événementielle 

Préparer un salon professionnel ne s’improvise pas. C’est pourquoi vous devez faire appel à des experts. 

Si vous avez des doutes sur la viabilité de votre organisation, tournez-vous vers une entreprise spécialisée. L’externalisation de l’organisation d’un salon professionnel permet de se concentrer sur son cœur d’activité avec ses équipes. En effet, le prestataire gère l’événement de A à Z. Vous bénéficiez d’un service entièrement personnalisé répondant à vos besoins.

Chez CAP Express, nous vous offrons des prestations de qualité. Tout au long de notre collaboration, nous mettons à votre disposition un interlocuteur unique. Ce dernier se consacre uniquement à votre projet et met en place une logistique événementielle sur mesure. Le jour du salon professionnel, il assure un suivi opérationnel pour garantir la bonne exécution de l’événement. 

De plus, nous vous proposons des services annexes au transport : stockage, emballage, assurance ad valorem, mise en déchetterie, installation et désinstallation de stand, retour des marchandises sur le lieu de stockage…

4. Choisissez une solution de transport sur mesure

Organiser un salon professionnel passe le choix d’une solution de transport sur mesure. Chaque événement est unique. C’est pourquoi la société avec laquelle vous travaillez doit vous proposer une solution flexible. 

Nous disposons d’une large gamme de véhicules permettant de prendre en charge tous vos chargements. De la voiture au porteur 5 tonnes en passant par le camion 20 m3 avec hayon, nous transportons vos colis, palettes ou marchandises volumineuses. 

De plus, nous pouvons organiser des transports spécifiques selon la nature des marchandises à livrer. Pour les denrées alimentaires ou les fleurs, nous disposons de véhicules frigorifiques assurant vos liaisons en froid positif ou négatif jusqu’au lieu de l’événement. Si vous avez besoin de transporter des vêtements, un transport suspendu peut être mis en place. 

5. Anticipez la réservation de votre transport événementiel

N’attendez pas la dernière minute pour préparer un salon professionnel. Le transport est la composante de l’événement à planifier en premier. Dès que vous avez établi votre budget, contactez un transporteur spécialisé. Vous pourrez ainsi échanger avec sérénité sur les modalités de la prestation et anticiper les éventuelles déconvenues. 

De plus, la société de transport événementiel a elle aussi besoin d’organiser la prestation. Il faut sélectionner et réserver le véhicule adapté en avance tout comme l’équipe qui sera mobilisée. 

6. Communiquez à votre prestataire le moindre changement

Réussir l’organisation d’un salon professionnel avec un prestataire repose sur une bonne communication. Il est donc primordial d’avertir l’entreprise avec laquelle vous travaillez en cas de changement. 

Le moindre changement, même infime, peut avoir un impact important sur le transport événementiel. Afin de limiter les imprévus et d’assurer le bon déroulement de votre salon professionnel, ayez un dialogue constant avec votre prestataire. 

La logistique d’un salon professionnel n’a plus de secrets pour vous !