10 erreurs à éviter lors de la préparation de commande de vos colis

La préparation de commande est une étape clé dans la chaîne logistique. Elle conditionne directement la qualité de la livraison et la satisfaction du destinataire. Une simple erreur dans ce processus peut entraîner des retards, des retours coûteux et des litiges.

Dans cet article, découvrez les 10 erreurs à éviter lors de la préparation de commande de vos colis et les bonnes pratiques pour les anticiper.

1. Collecter les mauvais articles lors de la préparation de commande

Le prélèvement des produits dans l’entrepôt est une étape critique où les erreurs humaines sont monnaie courante. Ces erreurs se produisent lorsque les articles ne sont pas rangés au bon endroit dans le lieu de stockage. Lorsque le préparateur collecte un mauvais produit, une mauvaise référence ou une quantité incorrecte, cela entraîne non seulement une insatisfaction immédiate du client, mais également des coûts supplémentaires liés aux retours et aux réexpéditions.

Pour minimiser ces erreurs, utilisez des scanners de codes-barres pour prélever les bonnes marchandises et la bonne quantité. Effectuez également un contrôle systématique avant de fermer l’emballage.

2. Remplacer un article en rupture de stock sans validation préalable

Lorsqu’un produit est en rupture de stock, la tentation de le substituer par un autre article peut sembler une solution rapide pour éviter un retard. Cependant, prendre cette décision sans informer le client et obtenir son accord est une erreur majeure. En effet, cela traduit un manque de transparence et peut entraîner des critiques négatives, des retours coûteux et une perte de confiance envers votre marque.

Pour éviter ces situations, maintenez une gestion rigoureuse de vos stocks grâce à un logiciel dédié, et communiquez clairement avec vos clients.

3. Ne pas standardiser le processus de préparation de commande

Ne pas standardiser le processus de préparation de commande expose votre entreprise à des erreurs répétées et à une perte de productivité. Lorsque chaque opérateur applique sa propre méthode, les risques d’oubli et de confusion augmentent considérablement. Cette absence de cadre rend également la formation des nouveaux collaborateurs plus complexe et allonge les délais de préparation.

En définissant des procédures claires et communes, du picking au contrôle final, vous pourrez gagner en efficacité et garantir une expérience client irréprochable.

4. Utiliser un emballage inadapté au contenu du colis

Le choix de l’emballage joue un rôle clé dans la réussite d’une expédition. Un emballage trop grand, trop petit, ou inadapté à la nature des produits peut compromettre la sécurité de votre envoi. Les conséquences sont multiples : produits cassés, réclamations, et surtout une perception négative de votre marque par le client.

Pour éviter ces erreurs, il est crucial d’investir dans un emballage robuste et bien dimensionné. Privilégiez des matériaux adaptés à chaque type de produit pour garantir leur protection tout au long du transport.

5. Négliger la protection des produits à l’intérieur du colis

Trop souvent, les erreurs de calage ou l’absence de matériaux adaptés conduisent à des produits endommagés avant même d’arriver entre les mains du client. En plus des réclamations et retours à gérer, cela peut également détourner un client vers un concurrent plus attentif.

Pour pallier ces problèmes, il est impératif d’utiliser des matériaux de calage adaptés, tels que du papier froissé, du film bulle ou encore des coussins d’air. Réalisez également des tests de secousses pour vérifier que rien ne bouge à l’intérieur du colis.

6. Ne pas anticiper les contraintes liées au transport

Les conditions climatiques, les chocs ou vibrations sont autant de facteurs pouvant affecter vos envois. Pourtant, beaucoup d’entreprises sous-estiment ces contraintes, ce qui peut entraîner des dégâts irréversibles sur certains produits sensibles.

La solution réside dans une planification précise et dans le choix de solutions adaptées. Investissez dans des emballages spécifiques pour les produits fragiles ou thermosensibles, et privilégiez un transport dédié et/ou frigorifique si nécessaire.

7. Sous-estimer les délais de préparation de commande

Une mauvaise estimation des délais de préparation de commande peut entraîner des retards d’expédition, un stress accru pour les équipes et une insatisfaction client difficile à rattraper. Ce problème devient particulièrement critique lors des périodes de surcharge, comme les soldes ou les fêtes de fin d’année.

Pour éviter ces désagréments, il est essentiel d’analyser vos historiques de commandes afin d’anticiper les pics d’activité. Formez également vos équipes à gérer efficacement ces périodes critiques pour maintenir la qualité du service tout en respectant les délais annoncés.

8. Mal étiqueter le colis avant expédition

Une étiquette mal positionnée, illisible ou incomplète suffit à perturber la chaîne logistique et à retarder la réception des colis. Les impacts d’une telle erreur sont multiples : colis perdus ou livrés au mauvais destinataire, réclamations clients nécessitant un traitement fastidieux, ainsi que des pertes financières pour remplacer ou réexpédier les articles concernés.

Pour garantir une traçabilité optimale et réduire ces risques, assurez-vous que chaque colis est correctement identifié avant son départ.

9. Oublier les documents nécessaires à l’expédition du colis

Les documents, tels que les factures commerciales, les bons de commande ou les déclarations douanières, sont indispensables pour garantir la conformité et le bon déroulement des livraisons, en France et à l’international. Les conséquences d’un oubli sont nombreuses : retards dans la livraison, colis bloqués en douane, ou même retours à l’expéditeur.

Pour éviter ces désagréments, intégrez un contrôle systématique avant l’envoi pour vous assurer que tous les éléments nécessaires accompagnent le colis.

10. Ne pas contrôler le colis avant son envoi

Le contrôle qualité final est une étape cruciale qui permet de détecter les erreurs évitables avant que le colis ne quitte la zone d’expédition. Pourtant, par manque de temps ou de ressources, elle est souvent négligée.

Pour pallier ce problème, il est indispensable d’instaurer un processus systématique de vérification finale. De plus, formez vos équipes à effectuer ce contrôle avec rigueur.

En appliquant ces bonnes pratiques, vous réduirez drastiquement les risques d’erreurs tout en optimisant vos performances opérationnelles.